Ces démarches n’en demeurent pas moins incontournables et obligatoires que l’on soit entrepreneur de spectacles ou organisateur occasionnel (moins de 6 spectacles par an).

L’organisateur de spectacles doit être en mesure de présenter les attestations d’assurance obligatoires et notamment s’assurer que le droit social, le droit commercial, le droit de la propriété intellectuelle et le respect des règles de sécurité sont correctement appliqués.

Autorisations réglementaires

Toute manifestation accueillant des personnes dans un lieu public nécessite l’obtention d’un certain nombre d’autorisations auprès de la Commune, de la Préfecture et de la Gendarmerie. Le droit d’utiliser une salle, d’occuper le domaine public, d’afficher calicots et placards publicitaires, d’accueillir des spectateurs à titre onéreux, de représenter une pièce d’un auteur mort depuis moins de soixante-dix ans ou de tenir une buvette sont soumis à déclarations ou demandes d’autorisations. En vertu de ses pouvoirs de police, le Maire peut refuser d’accorder ces autorisations pour des raisons de sécurité ou d’ordre public ou bien encore de non respect des réglementations.

Aide logistique

La Commune de Villefranche-de-Rouergue s’implique fortement auprès des associations locales en apportant une aide logistique et humaine. Elle dispose d’espaces municipaux (salles des fêtes, places ou squares) et de matériel (barrières, estrades, gradins…) que les associations peuvent solliciter. Il est pour cela indispensable de formuler une demande de réservation au moins deux mois avant la date de l’événement, par courrier adressé en mairie à l’attention de Monsieur le Maire.

Le Bureau Municipal examine chaque demande afin d’évaluer la cohérence du projet, de le valider ou de le rejeter.
 Renseignements auprès du service Vie associative
Tél. 05.65.45.21.28
Courriel : vieasso@villefranchederouergue.fr

La commune donne en outre la possibilité aux associations villefranchoises de diffuser de l’information par voie d’affichage électronique ou sur support de mobilier urbain prévu à cet effet. Toute demande, adressée à l’attention de Monsieur le Maire, doit être retournée auprès du service accueil ou du service communication de la Mairie.

Demandes de subventions

Pour pouvoir prétendre à une subvention de la part de la Ville, une association doit justifier d’au moins un an d’existence et avoir son siège social ou une antenne à Villefranche. Les dossiers de demandes de subventions normales de fonctionnement, qui doivent être retirés et déposés en mairie en fin d’année, font l’objet d’un examen par la commission concernée par le domaine d’activités de l’association. La décision d’attribuer ou non une subvention, et le montant, sont appréciés par la commission au regard de certains critères comme la fonction que tient l’association dans vie sociale de la ville, son rôle d’un point de vue éducatif, son impact sur l’image de la ville, l’envergure et/ou la fréquence des événements proposés... Des subventions exceptionnelles peuvent aussi être formulées pour l’organisation par exemple d’un événement d’envergure. Pour cela une demande écrite doit être adressée en mairie à l’attention de Monsieur le Maire.